服務條款

第一條　服務範圍與委託成立

1.1　cosPIF 協助化粧品業者整理 PIF 所需文件，並依個案委託安排安全資料簽署人員（以下稱「SA」）進行安全評估、審閱與簽署。檢測是否納入服務、交付項目及完成時程，由雙方依個案確認。

1.2　諮詢表單受理「PIF 準備」及「一般諮詢（含客服與個資請求）」。表單送出僅表示提出諮詢，不會自動產生報價或成立 PIF 委託。「PIF 準備」諮詢在決定合作後，才會轉為案件並寄送客戶帳號開通邀請；一般諮詢不轉為案件。

1.3　委託內容、費用、付款方式及時程，由雙方另行確認。契約是否成立，依雙方就必要事項的合意判斷；客戶帳號開通本身不表示已同意未經確認的費用。線上金流、自動報價、自助產生報告仍未提供；儲值方案依雙方約定辦理。

1.4　溝通管道依委託階段區分。成為客戶前，請透過官網諮詢表單聯絡，我們以電子郵件回覆。客戶帳號開通後，現階段日常溝通在 LINE 案件群組進行，由 cosPIF LINE 官方帳號加入品牌方與代工廠的案件群組，三方同步並追蹤補件；文件往來在工作區辦理，包括文件上傳、版本與交付。無法加入 LINE 案件群組或登入工作區時，請透過官網諮詢表單聯絡。個人資料請求不分是否為客戶，均透過官網諮詢表單提出。

第二條　客戶帳號與存取權限

2.1　客戶帳號透過開通邀請及身分驗證流程使用，目前每一客戶公司僅有一個客戶帳號。請由獲授權的人員使用，並妥善保管登入憑證。發現帳號遭他人使用或無法登入時，請透過官網諮詢表單選擇「一般諮詢（含客服與個資請求）」聯絡。

2.2　平台依客戶帳號、案件關係及各項操作權限決定可存取範圍。請勿使用他人的登入憑證、繞過存取限制，或上傳會妨礙平台運作的檔案。客戶帳號、邀請或授權失效時，相應存取將受限制；平台管理人員為平台營運、客戶開通及案件處理需要，可查閱及處理案件內容；SA 報告的核准與簽署只由受指派且具資格的 SA 進行。

2.3　依已確認的停權政策，停權期間停止所有存取，包括下載與匯出，但不因此提前刪除交付產物，也不自動延長原下載期限。

第三條　資料提供、保密與使用權限

3.1　客戶應確認有權提供案件資料，並依委託範圍提供所需文件。初次諮詢僅需產品概況；配方與機密文件應在確認合作及保密安排後，透過指定案件流程提供。發現資料錯誤或已變更時，請告知承辦人員。

3.2　案件資料供本次委託的文件整理、審閱與交付使用。配方與資料全程保密，契約終止後仍有效。平台內由獲授權的客戶帳號及受指派的平台人員存取；SA 依報告指派查閱該報告及必要文件，不向其他客戶公開。服務所需的託管、儲存及電子郵件處理範圍，另依隱私權政策說明。

3.3　客戶提供第三人的個人資料，須確認其提供及委託處理的依據；雙方應依個人資料保護法履行各自義務。諮詢表單請勿提供特殊個人資料；案件資料如包含可識別個人的人體試驗或不良反應資料，須依隱私權政策第二條另行確認。

3.4　提供案件資料不表示將其原有權利移轉給我們。處理案件資料所需的使用權限，應以完成委託所需範圍為限。

第四條　審閱、交付與資料保存

4.1　SA 依個案委託及提供的資料進行安全評估、審閱與簽署。PIF 資料有變更時，依法應更新檔案；客戶應告知變更內容，以確認是否需要追加工作。交付不表示主管機關已核准產品，客戶依法應負的產品義務仍由客戶履行。

4.2　依法應建立 PIF 的化粧品製造或輸入業者，負有 PIF 建立、更新與保存義務。PIF 應自產品最後上市日的次日起至少保存五年，並依規定存放於產品標示的地址，以供主管機關查核。客戶應於平台可存取期間下載並確認檔案可讀；平台下載期限不代替法定保存期限。委託人如非該義務主體，應與負有義務的業者安排文件交付及保存。

4.3　依本版政策，交付產物自交付時起可下載十二個曆月，到期即停止下載。期限以 UTC 計算，對應月份沒有原日期時，以該月末日計算，畫面時間以臺灣時間顯示。下載期限如經個案核准延長，依調整後期限辦理。因客戶請求、契約終止、安全事件或法律決定縮短期限時，須另行核准並留存理由。一般政策修訂不追溯變更既有交付產物的期限。

4.4　交付產物最早可於當時下載期限屆滿三十天後刪除；提前終止契約或停權不使這個刪除時間提前。到期停止下載不表示已完成刪除，依法須保留的資料另依其依據處理。來源檔的三十天到期及延長規則，與交付產物分開，詳見隱私權政策第四條。

4.5　客戶應在契約終止前完成所需的資料下載；本版政策不提供契約終止後的整批匯出寬限。整批匯出產物的政策下載期間為產生完成後十二個曆月，仍須具備存取權限。

4.6　已交付版本不以重新產生另一份文件取代。交付產物如遺失或損毀，須確認能否還原原檔；內容異動以新的案件版本處理。

4.7　交件後 6 個月內，更新報告 1 次免費。

4.8　主管機關提出修改意見，收到通知後 10 個工作天內免費修正。

第五條　異動、契約責任與爭議處理

5.1　配方、文件或需求有異動，或對委託有疑問時，請在 LINE 案件群組或工作區提出。無法使用 LINE 案件群組或登入工作區時，請透過官網諮詢表單聯絡。追加工作、費用與時程須經雙方確認。

5.2　契約解除、終止及費用結算，依雙方約定與法律辦理。個人資料請求另依隱私權政策受理，不以購買服務為前提。

5.3　我們依委託內容及法律承擔履約責任。客戶的資料提供與保存義務，不免除我們因可歸責事由所應負的責任；故意或重大過失的責任不得預先免除。

5.4　本條款以中華民國法律為準據法；如發生爭議，客戶得先在 LINE 案件群組或工作區提出，依法有管轄權的法院仍得受理。個案如屬消費關係，依消費者保護法及相關規定辦理，不因本條款所稱企業客戶而排除法定權利。

5.5　個別委託文件與本條款不一致時，以雙方就該事項另行確認的約定為準，但不得牴觸法律的強制或禁止規定。條款修訂須載明日期；涉及既有委託內容的變更，須經雙方同意。

5.6　受製造業者（代工廠）委託時，cosPIF 在簽署品牌報告後一年內，不直接與該品牌方簽約執行報告簽署。